Giv din årsafslutning en flyvende start

Med årsafslutningen er mundheldet ”Godt begyndt er halvt fuldendt” en god rettesnor. Og med en generelt stigende arbejdsbyrde i finansorganisationen fra effekter af strategiske initiativer, ændrede krav til bæredygtighedsrapportering, generelt stigende compliancekrav, dokumentationsudarbejdelse til revisor, ønske om kontinuerlig fremrykning af årsrapport-godkendelsen m.v. bliver udsagnet kun endnu mere relevant. Derfor har vi samlet nogle betragtninger, der kan hjælpe din årsafslutning flyvende fra start.  

Hvordan skaber du det bedste fundament for en vellykket årsrapporteringsproces?  

Ja, det er dét, artiklen her handler om. Derfor deler vi nogle betragtninger om, hvordan du skaber et solidt fundament og en god rammesætning for din årsrapport og – mindst lige så vigtigt – den løbende interne rapportering til ledelsen og øvrige brugere af den finansielle rapportering. 

For med knap tre måneder tilbage af året er det på høje tid at forberede årsrapporten, så processen forløber uden overraskelser, alle relevante inputgivere og beslutningstagere involveres rettidigt, og afslutningen af årsrapporten ikke trækker ud. For det medfører både risiko for svækket tillid fra virksomhedens interessenter, stress i organisationen og potentielt stigende ressourceforbrug – i form af, at andre opgaver i finansorganisationen forsinkes, fordyret revisionshonorar mv.  

Det første, du skal sikre, er, at du har en grundig forståelse af virksomhedens forhold. Det er nemlig en forudsætning for at kunne identificere de væsentlige risici, herunder hvordan disse skal afdækkes ved implementering af effektive kontroller. 

Særligt forståelsen af risiciene for fejl i den finansielle rapportering er nemlig dit fundament for at sikre en retvisende årsrapport – og ofte endnu vigtigere, pålidelige månedlige interne rapporteringer. 

Men i en foranderlig verden er design og implementering af interne kontroller ikke en engangsforeteelse. Desværre. For de skal også genbesøges og ajourføres, så de er tilpasset virksomhedens aktuelle risikobillede og den relevante lovgivning, hvor fx ESG for mange virksomheder er en højaktuel anledning til udvidelse af kontrolapparatet. 

Derfor er det væsentligt, at du aktivt forholder dig til, hvilke kilder der er til væsentlige fejl i den finansielle rapportering. Risikokilderne kan relateres til din virksomheds branche og specifikke kommercielle aktiviteter, strategiske initiativer inkl. investeringer, ejerforhold og organisering, kompleksitet i lovgivning, besvigelser i form af enten regnskabsmanipulation eller misbrug af aktiver (tyveri) osv.  

På baggrund af denne vurdering skal du nemlig designe passende kontroller til effektivt at mitigere de nye eller ændrede risici eller blot tilpasse de eksisterende. En tilpasning af kontrollerne kan fx bestå i at gøre kontrollerne præventive i stedet for opdagende eller automatiske i stedet for manuelle, men tilpasningen kan også være motiveret af et effektivitetshensyn ved fx at placere udførelsen centralt eller mere ressourceoptimalt i organisationen osv. 

En anden måde, du kan forbedre finansorganisationen, er ved at automatisere repetitive og manuelle processer – og her har AI medført nogle nye muligheder for at indføre automatiserede rutiner trods ustrukturerede data. På den måde kan du både minimere risikoen for fejl og frigive tid og tankekraft til kontrol af de ikkerutineprægede transaktioner, som kan indebære væsentlige regnskabsmæssige skøn og dermed en højere iboende risiko. 

Derudover anbefaler vi, at du udarbejder klare proces- og rollebeskrivelser i finansafdelingen for at sikre, at arbejdsgangene er standardiserede, at vigtig viden er tilgængelig for hele organisationen, og at beslutningsprocesserne er effektive.  

Det næste, der er værd at kigge nærmere på, er regnskabsmanualen, der kort fortalt definerer, hvordan I som virksomhed anvender den vedtagne regnskabspraksis – under hensyntagen til fx væsentlighedsniveau, brug af kontoplanen osv. 

Ved at have klare ’spilleregler’ kan finansorganisationen arbejde mere effektivt, ligesom risikoen for fejl reduceres. 

Udformningen af regnskabsmanualen bør – ligesom din virksomheds interne kontroller – i nogen grad være baseret på en risikovurdering, så I lægger fokus dér, hvor virksomhedens aktiviteter eller komplicerede regnskabsregler medfører væsentlig usikkerhed om korrekt behandling. 

Ved udformning af regnskabsmanualen er det vigtigt at holde sig brugerne for øje, herunder deres kompetenceniveau inden for fx IFRS eller ÅRL, så fx brugere uden for Finance kan blive effektivt vejledt om behandlingen af fx R&D eller IT-projekter, kontering af omkostninger osv. 

Ligesom med kontrolmiljøet bør dit mantra her være: genbesøg, vurder, om noget har ændret sig, og ajourfør. 

Første stop på den rejse er at undersøge, om du skal tilpasse noget på grund af ændrede regnskabskrav, herunder om fortolkningsgrundlaget i IFRS har ændret sig, selvom jeres regnskab aflægges efter ÅRL. For selvom der relativt sjældent sker ændringer i ÅRL, sker der en løbende harmonisering med ændringerne i IFRS. Det betyder, at din virksomhed kan ensrette den regnskabspraksis, I anvender for årsrapporten, så den følger fx udenlandske koncernselskaber. Herved undgår du duplikering af processer og registreringer. 

Hernæst anbefaler vi, at du gennemser de politikker, som understøtter kravene til ledelsesberetningen, herunder definition af måltal, vejledning i datafangst m.v. 

Sidst – men ikke mindst – er det vores anbefaling at operationalisere beskrivelserne for at sikre, at de bliver implementeret i organisationen, og for at minimere risikoen for fejlbehandling af transaktioner. Det kunne fx være i form af beskrivelser af, hvordan man bruger af virksomhedens ERP-system eller kontoplan.  

Så er vi nået til den egentlige forberedelse af dit slutprodukt – nemlig årsrapporten. 

Her er første punkt på din to-do-liste at udarbejde din årsrapportdokumentation, som bl.a. kan indeholde nedskrivningstest og andre regnskabsmæssige skøn (bemærk revisorernes særlige dokumentationskrav, jf. revisionsstandarden ISA 540) og øvrige usikkerhedsfaktorer, behandling af virksomhedstransaktioner, dagsværdireguleringer, stillingtagen til 'going concern'-risiko (som kan indbefatte likviditetsforecast og vurdering af låne-covenants) osv. 

Som sidste stop på to-do-listen anbefaler vi, at du tager stilling til din kommende aconto-skattebetaling i november. Har virkeligheden udviklet sig anderledes end forventet, kan det være relevant at opdatere estimatet for helårsindkomsten for at undgå restskatterenter eller optimere likviditeten. Husk i den forbindelse indberetningen til Skat.  

Så har vi taget dig overordnet igennem områderne kontrolmiljø, regnskabsmanual, 'to-dos' ved årsafslutning og aconto-skattebetaling som rosinen i pølseenden. 

Succeskriteriet for din årsafslutning er, at den forløber uden overraskelser, hvilket du kan understøtte med fx en hard-close-månedslukkeproces pr. oktober eller november – i tillæg til de øvrige betragtninger. 

Dette sikrer både, at din virksomhed ikke udskyder afklaring af de væsentligste usikkerheder til årsafslutningen begyndende i januar, og at arbejdsbyrden fra de 'tungere' opgaver fremrykkes, så de frigiver kapacitet til at klare opstilling af årsrapporten, årsrevisionen osv. – ligesom det også sikrer, at I er mindre sårbare i tilfælde af opsigelser, sygdom, omprioriteringer i organisationen m.v. 

Vi håber, at vores betragtninger kan hjælpe dig med at give din årsafslutning en flyvende start og – ikke mindst – understøtte dig med at vippe overraskende eller ubehagelige bump af vejen.