Whistleblowerordning – mere end bare compliance

Lad os først se på, hvad der kendetegner en god whistleblowerordning. Overordnet set skal compliancedelen selvfølgelig være i orden. Ordningen skal med andre ord overholde de til enhver tid gældende love på området. Men det er så at sige kun adgangsbilletten.

Derudover mener vi, at der er tre kriterier, som skal være opfyldt, for at din whistleblowerordning for alvor kan blive værdifuld: 

• Tilgængelighed: Hvis din virksomhed vil have mest muligt ud af jeres whistleblowerordning, skal I også sikre jer, at ordningen er let tilgængelig for medarbejderne og ikke bare gemmer sig et sted i dybet på jeres intranet.
  
  
• Brugervenlighed: Ordningen skal være nem og intuitiv at bruge, så dine medarbejdere ikke afholder sig fra at bruge systemet, fordi det er for svært at lave en indberetning.
  
  
• Tillid: Det er også afgørende, at medarbejderne har tillid til, at deres indberetninger bliver håndteret på en hensigtsmæssig måde, herunder at de personer, der håndterer indberetningen, har integritet og kan stoles på. 

For det er faktisk en fordel for både din virksomhed og dine medarbejdere at have en whistleblowerordning, der bliver brugt. 

I de fleste virksomheder vil der – på et eller andet tidspunkt og i et eller andet omfang – foregå noget, som burde indberettes gennem en whistleblowerordning. 

Derfor er det ikke nødvendigvis et succeskriterie, hvis din whistleblowerordning ikke modtager nogen indberetninger. 

Tværtimod antyder det, at det er whistleblowerordningen, der er noget galt med, eller at medarbejderne ikke har tillid til, at sagerne bliver håndteret ansvarligt. 

Og det er rigtig skidt for alle. 

En god whistleblowerordning kan nemlig være et aktiv for både din virksomhed og dine medarbejdere. Lad os se nærmere på hvorfor. 

Internt sender en velfungerende whistleblowerordning et stærkt signal til medarbejderne om, at virksomheden tager medarbejdernes bekymringer alvorligt og værdsætter gennemsigtighed og ansvarlighed. 

Og dét kan bidrage til opbygningen af en tillidsfuld arbejdskultur, hvor medarbejderne føler sig trygge ved at påtale problemer og uregelmæssigheder. 

Men en whistleblowerordning, som dine ansatte både kan finde ud af at bruge og har tillid til, kommer ikke kun medarbejderne til gavn. Den er også en fordel for din virksomhed – og ikke bare fordi I risikerer store bøder, hvis I ikke overholder lovgivningen på området. 

Der er to overordnede grunde til, at en velfungerende whistleblowerordning er vigtig for din virksomhed. Den første grund er, at den kan være med til at identificere og forbedre nogle af de svagheder i virksomhedens processer, procedurer eller adfærd, som førte til, at problemet opstod. 

En velfungerende whistleblowerordning skaber nemlig en stærkere intern kontrolmekanisme i virksomheden. Når medarbejderne føler sig trygge ved at rapportere uregelmæssigheder, får I indsigt i nogle af de svagheder, som potentielt kan udnyttes til at begå ulovlige handlinger. 

Og det fører os til den anden grund: At få indsigt i problemerne tidligt giver jer mulighed for at handle proaktivt på problemerne, inden de får mulighed for at eskalere og forårsage større skade. 

Det bidrager også til at bevare tilliden fra kunder og investorer – og fra offentligheden. Vi har set gentagne eksempler på sager, der nåede at løbe løbsk i medierne og at forårsage stor skade på både enkeltindivider og virksomhedens omdømme. Mange af de sager kunne have være afbødet – eller måske helt undgået – hvis virksomheden havde haft en intern kontrolmekanisme og havde reageret tidligt i forløbet. 

Men hvad skal din virksomhed så lægge vægt på, når I skal vælge, hvordan jeres whistleblowerordning skal være udformet? 

E-mail-ordninger, fysiske postkasser og opfordringer til medarbejderne om at henvende sig personligt lyder måske som løsninger, der er nemme både at implementere og at bruge. Men de er ikke tilstrækkelige, hverken i forhold til GDPR eller til at sikre anmelderen tilstrækkelig fortrolighed i sagshåndteringen. 

Derfor anbefaler vi, at din virksomhed vælger en softwareløsning til jeres whistleblowerordning. Udviklingen inden for legal tech-området går stærkt, og der findes flere virksomheder, der har specialiseret sig i at lave whistleblowersoftware. 

Vælger I en softwareløsning på abonnementsbasis, sikrer I også, at jeres whistleblowerordning altid er opdateret ift. at overholde de til enhver tid gældende love og regler på området. 

Når I har valgt en softwareløsning, kan det også være en fordel at overveje at få en ekstern tredjepart til at håndtere jeres whistleblowerordning. På den måde sikrer I, at indberetningerne bliver håndteret så objektivt som muligt og af en person, der ikke har personlige forbindelser til hverken virksomheden eller de involverede medarbejdere. 

Begynd også gerne allerede nu at overveje, hvordan I skaber bedst mulig opmærksomhed om ordningen i virksomheden. Det kan fx være ved at vejlede medarbejdere og ledere i, hvad der udgør en berettiget indberetning, forstå rapporteringsprocessen og oplyse om deres rettigheder til fx fortrolighed og beskyttelse mod repressalier. 

Hvis din virksomhed har de overvejelser med i beslutningsprocessen, øger I nemlig sandsynligheden for, at jeres whistleblowerordning bliver brugt på en måde, der kommer både virksomheden og medarbejderne til gavn.